Het nachtregister: wat je wettelijk moet bijhouden

Wat de wet vraagt

Artikel 438 van het Wetboek van Strafrecht verplicht iedereen die er zijn beroep van maakt nachtverblijf te verschaffen tot drie dingen. Je laat de gast bij aankomst een geldig reisdocument of identiteitsbewijs overleggen. Je houdt een doorlopend register bij. En je toont dat register op aanvraag aan de burgemeester of een door hem aangewezen ambtenaar.

Lid 2 brengt campings, kampeerterreinen en jachthavens onder diezelfde plicht. Het gaat dus niet alleen over hotels. Wie een bed and breakfast heeft, een vakantiewoning verhuurt of staanplaatsen verhuurt, valt eronder.

De vijf gegevens, en niets meer

Dit is het punt waar het in de praktijk misgaat, want de meeste incheckformulieren vragen veel te veel. In het register horen vijf dingen:

• naam
• woonplaats
• dag van aankomst
• de aard van het overgelegde document, dus paspoort of identiteitskaart, niet het nummer
• bij vertrek: de dag van vertrek

Wat er niet in hoeft en dus ook niet in hoort: het documentnummer, de geboortedatum, de geboorteplaats, het adres van de gast en het burgerservicenummer. Het veld "beroep of betrekking" stond er vroeger wel in maar is vervallen bij de Wet van 20 mei 2010, Staatsblad 2010, 205.

Geen kopie, geen scan, geen foto

De Autoriteit Persoonsgegevens is hier ondubbelzinnig over. Wie in Nederland overnacht in een hotel, bed and breakfast, camping of vakantiepark: de eigenaar mag geen kopie, scan of foto van het identiteitsbewijs maken.

Dat lijkt in tegenspraak met de plicht om een document te laten overleggen, maar dat is het niet. De AP legt uit dat je geen persoonsgegevens verwerkt als je iemand vraagt zijn identiteitsbewijs te laten zien. Tonen mag dus, kijken mag, en de vijf gegevens overnemen mag. Vastleggen van het document zelf mag niet.

Het burgerservicenummer vastleggen mag evenmin, ook niet met toestemming van de gast. Dat volgt uit artikel 46 van de Uitvoeringswet AVG: staat het niet in de wet, dan mag het niet.

Welke documenten tellen

Artikel 1 van de Wet op de identificatieplicht noemt ze: een paspoort, een Nederlandse identiteitskaart, vreemdelingendocumenten, paspoorten en identiteitskaarten van andere EU- of EER-lidstaten, en rijbewijzen uit Nederland of uit de EU of EER mits die een foto hebben. Een bankpas of een zorgverzekeringskaart is geen identiteitsbewijs.

Online inchecken vervangt dit niet

Dit is de vervelende waarheid en we zeggen hem liever eerlijk. De wet vraagt dat er bij aankomst een document wordt overgelegd. Dat kan online niet. Een gast die vooraf een formulier invult heeft geen document getoond, en daarmee is aan het eerste deel van artikel 438 niet voldaan.

Nederland heeft bovendien geen landelijk politieportaal waar overnachtingen naartoe gaan, zoals Duitsland, Oostenrijk en Italië dat wel hebben. Daarom heeft geen enkele internationale incheckaanbieder een Nederlandse doormelding. Wie een systeem tegenkomt dat belooft dat het nachtregister volledig automatisch wordt geregeld, mag daar kritisch naar vragen.

Wat online inchecken wel kan: de vijf gegevens vooraf verzamelen, zodat je bij aankomst alleen nog het document hoeft te zien en af te vinken. Dat scheelt tijd aan de deur en het maakt het register compleet.

Wat je gemeente er nog bovenop kan leggen

Artikel 438 is landelijk. Daarnaast heeft je gemeente een algemene plaatselijke verordening, en die kan een eigen bepaling hebben. De model-APV van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten legt de plicht spiegelbeeldig bij de gast: artikel 2:38 verplicht de gast om naam, woonplaats, dag van aankomst en dag van vertrek volledig en naar waarheid te verstrekken.

Dat verschilt echt per gemeente. Zwolle bijvoorbeeld heeft in de APV 2024 helemaal geen nachtregisterartikel; daar komt de plicht alleen uit artikel 438 en uit de belastingverordening. Elders staan zwaardere varianten. Kijk dus in je eigen APV en in je eigen verordening op de toeristenbelasting.

Hoe lang bewaren

Hier is geen eenduidig antwoord, en wie zegt van wel gaat te snel. Artikel 438 noemt zelf geen bewaartermijn. De gemeente kan er in de APV een noemen. Je fiscale administratie valt via artikel 231 van de Gemeentewet onder artikel 52 lid 4 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen, en dat is zeven jaar. En de AVG zegt: niet langer dan nodig.

Een redenering die wij verdedigbaar vinden, maar die geen vaststaande regel is: splits het. Een telling van verblijven en nachten zonder namen bewaar je zeven jaar voor de belasting. Het identificerende register bewaar je aanzienlijk korter, want daar is na de aangifte geen doel meer voor. Leg vast waarom je die keuze maakt.

De boete

Overtreding is een overtreding met een geldboete van de tweede categorie. Dat bedrag wordt periodiek geïndexeerd, dus kijk de actuele hoogte na in artikel 23 van het Wetboek van Strafrecht voordat je ervan uitgaat.

Wat Gastklaar hierin doet

Het portaal legt per boeking de eenheid, de aankomst en het vertrek vast, en levert daaruit een overzicht per maand. Dat is de basis onder je register en onder je aangifte.

Wat het niet doet is de identiteitscontrole overnemen. Die vraagt de wet aan de deur, en wij gaan niet beweren dat een code in een mail dat vervangt. Wat het wel scheelt: je hoeft de datums en de eenheid niet meer met de hand over te tikken, want die komen uit de boeking.

Waar dit vandaan komt

• Artikel 438 Wetboek van Strafrecht, wetten.overheid.nl
• Wet van 20 mei 2010, Staatsblad 2010, 205, waarmee "beroep of betrekking" verviel
• Artikel 46 Uitvoeringswet AVG, over het burgerservicenummer
• Artikel 1 Wet op de identificatieplicht, over welke documenten tellen
• Autoriteit Persoonsgegevens, identiteitsbewijs op reis
• Model-APV artikel 2:38, Vereniging van Nederlandse Gemeenten
• Artikel 231 Gemeentewet en artikel 52 lid 4 Algemene wet inzake rijksbelastingen, over bewaren

Verder lezen: toeristenbelasting bijhouden en aangeven. Let op het verschil. Voor de belasting tel je personen, voor artikel 438 registreer je alleen de hoofdboeker. Verwar die twee niet, want dan leg je van meereizenden gegevens vast die je niet mag hebben.